如何在下拉列表中隱藏先前使用過的項目？
在 Excel 中，創建標準的下拉列表是一種常見的數據輸入技術，但如果您希望每次選擇後下拉列表能自動縮短（移除之前選過的項目），讓每個選項只能被選擇一次該怎麼辦呢？舉例來說，假設您有一個包含 100 個唯一名字的下拉列表：當您選擇其中一個名字後，這個名字會從下拉選項中移除，剩下 99 個選項。隨著您繼續選擇，列表會自動縮短，直到沒有選項為止。這種互動性在分配任務而不重複、座位安排或抽獎等場景中非常實用。然而，Excel 並不直接提供此功能，因此需要一些特定的解決方法。在接下來的部分中，您將找到實現這一目標的分步指南。
使用輔助列隱藏下拉列表中先前使用過的項目
假設您在 A 列中有一組名字列表，如下方截圖所示。要設置一個隱藏先前使用過項目的下拉列表，請按以下步驟操作。此方法利用額外的輔助列來追蹤哪些項目已被選擇，並構建動態的下拉源列表。儘管這方法看似複雜，但它簡單易懂，且不需要編程技能。
適用場景包括排程、資源分配或任何需要項目只應被選擇一次的情況，直到列表耗盡。其優勢在於通過可見的公式和可追溯的邏輯保證清晰度；不過，它確實需要在工作表上維護額外的列。
1. 在您的名字列表旁邊，於 B1 單元格中輸入以下公式，檢查該名稱是否已在目標下拉範圍中被選取過：
=IF(COUNTIF($F$1:$F$11,A1)>=1,"",ROW())此公式將每個名字與下拉列表中選擇的內容（F1:F11 範圍）進行比較。如果該名字已被選取，則返回空白單元格；否則，返回行號作為輔助值。請務必調整 F1:F11 的範圍以匹配放置下拉列表的位置，並將 A1 參考調整為您的名字列表位置。
注意：再次確認 'F1:F11' 範圍涵蓋所有下拉單元格，'A1' 應指向名字列表中的當前行。
2. 向下拖動填充柄以將此公式應用到名字列表的所有行。這將生成一系列標識未使用名字的輔助結果。
3. 在 C 列中，於 C1 單元格設置另一個輔助公式，以動態構建僅包含未使用名字的清單：
=IF(ROW(A1)-ROW(A$1)+1>COUNT(B$1:B$11),"",INDEX(A:A,SMALL(B$1:B$11,1+ROW(A1)-ROW(A$1))))此公式基於 B 列中的輔助值，從 A 列中提取適當的項目，將所有未使用的名稱集中起來。當名字被選擇並從 B 列中移除時，C 列中的這個列表會自動更新。如果您的列表超過 11 個名字，請確保相應地調整所有範圍。
4. 將此公式向下複製以匹配原始名字列表的長度。填滿的範圍應與 A 列中的列表一樣長。
5. 為了使這個動態更新的列表可用於下拉列表，定義一個命名範圍。選擇 C 列中新創建的列表（例如 C1:C11），然後點擊 公式 > 定義名稱。
6. 在新建名稱對話框中，輸入名稱（例如 namecheck），並使用此動態引用公式來保持命名範圍正確調整大小：
=OFFSET(Sheet2!$C$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$C$1:$C$11)-COUNTBLANK(Sheet2!$C$1:$C$11),1)這確保只有 C 列中的非空值才會用於下拉選項。仔細檢查您的工作表名稱和單元格引用——使用精確的地址格式——以匹配您自己的工作表。
注意：如果您更改名字列表、添加或刪除行，或者使用不同的工作表，請務必相應地更新公式，以防止出錯。
7. 現在，為了創建實際的下拉列表，選擇您希望用戶進行選擇的單元格（例如 F1:F11）。前往 數據 > 數據驗證 > 數據驗證。
8. 在數據驗證對話框中，在設置選項卡下，選擇列表並在來源字段中輸入 =namecheck，引用您定義的動態命名範圍。
點擊確定完成。每次在下拉列表中選擇一個名字後，該名字會從其他下拉列表中移除，確保所有選擇都是唯一的。如果您嘗試在另一個單元格中選擇相同的名字，您會發現它已不再是一個可選選項。
提示：不要刪除或覆蓋任何輔助列（B 列和 C 列），因為它們對於下拉列表的正確更新至關重要。如果想保持工作表整潔而不影響功能，可以考慮隱藏這些列。如果遇到列表更新問題，檢查公式的範圍是否匹配，或確保所有數據驗證鏈接正確且引用了預期的命名範圍。
此方法的一個限制是，如果有許多用戶同時進行選擇（例如在共享工作表上），仍可能出現衝突。對於更先進、可擴展的解決方案，或者希望減少工作表混亂並自動執行此任務，請考慮使用 VBA——下一節將展示這種替代方案。
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