如何在 Excel 中計算批註的數量？

作者曉陽修改日期2025-11-07

處理大型 Excel 工作表時，您通常會使用批註來註解資料、提供意見回饋，或為自己與協作者標示重要備忘。然而，有時您可能需要快速掌握工作表中究竟有多少則批註——無論是用於資料稽核、品質保證，還是單純檢視活頁簿的文件記錄。精準計算含批註的儲存格數量，有助於確保關鍵備註不會被遺漏或意外刪除。本教學將介紹幾種實用方法，協助您輕鬆統計 Excel 中包含批註的儲存格數量，涵蓋內建功能與彈性更高的程式碼方案。您可以根據自身對 Excel 的熟悉程度及工作流程需求，選擇最適合的解決方式。

使用「定位條件」功能計算含註解的儲存格數量

使用自訂函數計算含註解的儲存格數量

使用 VBA 程式碼計算含註解的儲存格數量

使用「定位條件」功能計算含註解的儲存格數量

Excel 的定位條件功能提供了一種直覺又高效的方式，能快速視覺化選取並計算工作表中所有包含註解的儲存格（在新版 Excel 中也稱為「筆記」）。當您只需簡單計數，且工作表中的註解清晰可見、隨時可取用時，此方法尤其迅速有效！

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1. 在功能區上，按一下首頁> 尋找與選取> 定位條件，即可開啟「定位條件」對話方塊。請參閱螢幕截圖：

進入「定位條件」對話框的螢幕截圖

2. 在定位條件對話方塊的選取區段中，選取註解選項，即可反白標示工作表中所有包含傳統註解的儲存格。請參閱螢幕截圖：

在「定位條件」對話框中選取「批註」的螢幕截圖

3. 按一下確定以套用您的選取範圍。在套用後，目前工作表中所有含註解的儲存格將立即反白標示。您可在 Excel 視窗底部的狀態欄查看所選儲存格的數量——該處會顯示已選取的儲存格總數。請參閱螢幕截圖：

狀態列中顯示計算結果的螢幕截圖

適用情境：此方法非常適合用於快速檢查，或當您希望直觀掌握註解位置時！無需任何程式設計知識，所有標準版 Excel 均支援此功能。

限制：請注意，在某些 Excel 版本中，若空白儲存格附有註解，此方法可能無法將其計入，因為選取動作可能會因先前設定或 Excel 版本而跳過無值儲存格。

提示：您也可以使用 Ctrl + G 快速鍵開啟定位對話方塊，再點選特殊按鈕，即可快速進入定位條件。

實用建議：若您的工作表同時包含傳統註解與新版交談式筆記（近期 Excel 版本所引入），定位條件功能僅會計算舊版註解。若要更精確地統計交談式「筆記」或「註解」，建議使用下方所示的 VBA 方法。

疑難排解：若狀態欄未顯示「計數」，請在狀態欄上按一下右鍵，並確認狀態欄選單中的「計數」選項已勾選。若未選取任何內容，請確認您位於正確的工作表，且確實存在註解。

使用自訂函數計算含註解的儲存格數量

雖然「定位條件」功能操作迅速，但在某些情況下可能無法提供全面或動態的計數，特別是當您需要定期監控包含註解的儲存格數量（無論儲存格是否為空白或含有公式）時。若追求更高彈性，您可透過 Excel 的 VBA 編輯器建立自訂函數（UDF），直接在工作表公式中計算所有批註——包括空白儲存格在內。

1. 同時按下 ALT + F11，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

2. 在 VBA 編輯器中，點選插入＞模組，並將下列程式碼貼到出現的空白模組視窗中。

VBA 程式碼：計算含註解的儲存格數量

Function CountComments(xCell As Range)
'Update by extendoffice
    Application.Volatile
    CountComments = xCell.Parent.Comments.Count
End Function

3. 貼上並確認程式碼後，請儲存並關閉 VBA 編輯器。返回 Excel 工作表，在任一空白儲存格（即您希望顯示計數結果的位置）輸入下列公式（請將）A1:A100 替換為您實際所需的範圍）：

=countcomments(A1:A100)

展示如何使用自訂函數的螢幕截圖

4. 按下 Enter 以執行此函數，儲存格將立即顯示您限定區域中批註的總數。

參數說明：公式中的範圍（例如 A1:A100）決定了要掃描哪些儲存格以查找註解。請根據您關注的工作表區域調整此範圍。

優點：此方法即使在空白儲存格中也能計算註解，在動態資料情境下表現出色，且當新增或移除註解時會自動更新。

注意事項：必須啟用巨集才能執行此函數。除非 VBA 程式碼已針對新版對話串註解（在某些 Excel 版本中稱為「筆記」）進行特別更新，否則此方法無法計算這些現代註解。

實用提示：當您需要註解計數能隨工作表更新自動重新整理時，此 UDF 方法非常實用。若將此公式複製到其他儲存格，請務必調整儲存格參照，以符合所需範圍。

使用 VBA 程式碼計算含註解的儲存格數量

若您偏好透過單次操作計算所有註解（包含空儲存格中的註解），或需快速處理大型範圍，可直接使用現成的 VBA 巨集。此方法在進行非重複性計數，或收集工作簿註解的使用統計資料時，效率極高。

1. 按下 ALT + F11，即可在 Excel 中開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗！

2. 在 VBA 編輯器中，點選插入 > 模組以新增模組，並將下列程式碼貼到模組視窗中：

VBA 程式碼：計算含註解的儲存格數量

Sub CountComments()
'Update by extendoffice
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Set WorkRng = WorkRng.SpecialCells(xlCellTypeComments)
If VBA.Err > 0 Then
    MsgBox 0
Else
    MsgBox WorkRng.Count
End If
End Sub

3. 貼上程式碼後，按下 F5（或按一下執行按鈕））以執行巨集。系統將彈出對話方塊，要求您選取要計算註解的範圍。請參閱螢幕截圖：

執行 VBA 程式碼後選取資料範圍的螢幕截圖

4. 選取所需範圍後，按一下確定，訊息方塊將立即顯示您所選範圍內找到的註解總數。

顯示結果的螢幕截圖

優點：巨集適用於大型且複雜的區域，並能有效處理空白與已填寫的批註。

注意事項：執行此巨集前，請先在您的活頁簿中啟用巨集功能，開啟時可能會觸發安全性警告。為避免遺失資料，請務必先行儲存工作內容，因為標準的復原指令無法撤銷巨集所造成的非預期變更。

疑難排解：若巨集未提示您選取範圍，請確認模組已正確插入，且程式碼中無語法錯誤。務必將活頁簿儲存為啟用巨集的檔案，以免遺失程式碼！

適用性：此方法適合偶爾稽核或產出報告，用於檢視活頁簿註解的使用情況，特別是當您需要摘要結果，而非依賴公式驅動的儲存格時。

額外建議：在巨集或安全性限制嚴格的環境中，或與不熟悉 VBA 的使用者協作時，建議使用「定位條件」方法，或搭配 Kutools 等增益集，輕鬆掌握更進階的註解管理功能！

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