如何在 Excel 中依群組統計資料筆數？

作者孫修改日期2025-08-08

在 Excel 中，計算簡單範圍內數值的總和對多數使用者來說是常見且直觀的操作。然而，在許多實際應用情境中——例如銷售報表、庫存清單或員工資料——資料通常會依群組分類，如產品類別、部門或地區。此時，您往往不僅需要整體總計，還需掌握每個群組內的項目出現次數。這類需求在彙總與分析分組資料、製作報表或進行數據驅動決策時尤為常見。雖然 Excel 並未提供一個明確標示為「依群組計數」的單一按鈕或專屬函數，但仍有幾種可靠且高效的方法可輕鬆達成此目標。

以下列出實用方法，協助您在 Excel 中依群組計數資料，滿足不同使用者的需求與熟練程度——從內建功能、靈活的公式解法，到自動化的 VBA 解決方案。每種方法各具優勢，讓您輕鬆選擇最適合當前工作表情境的做法。

使用資料透視表依群組計數資料
使用 VBA 程式碼依群組計數資料
使用 Excel 公式（COUNTIF/COUNTIFS）依群組計數資料

使用資料透視表依群組計數資料

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樞紐分析表非常適合快速依不同類別彙總大型資料集，包括計算每個群組中的項目數量。舉例來說，若您有一份冗長的銷售交易清單，並想了解每項產品售出多少次，樞紐分析表就是最快速又實用的工具之一。

假設您有如下方範例所示的資料集，並希望依群組計算出現次數（例如計算每個項目或類別出現的次數）：

原始資料的螢幕截圖

1. 選取包含您要計數的群組與資料之完整數據區域，然後按一下插入 > 資料透視表 > 資料透視表（位於 Excel 功能區中）。請參閱螢幕截圖：

建立樞紐分析表的螢幕截圖

2. 在建立資料透視表對話方塊中，選擇將資料透視表放置於新工作表或現有工作表。若您選擇現有工作表，請務必選取一個不會干擾現有資料的空白儲存格。詳情請參閱下方螢幕截圖：

選擇樞紐分析表放置位置的螢幕截圖

3. 按一下確定，Excel 視窗右側就會出現樞紐分析表欄位清單窗格。將群組欄位標題（例如「項目」或「類別」）同時拖曳至列標籤與值區段。預設情況下，值區域會使用「計數」函數，顯示每個項目出現的次數。請參閱螢幕截圖：

在樞紐分析表中新增欄位的螢幕截圖

您將立即看到一份報表，Excel 已自動將您的資料分組，並顯示每個群組的計數。這對於直觀掌握各類別中項目、產品或記錄的分佈情況特別有幫助。若更新了原始資料集，請記得重新整理資料透視表，以確保反映所有最新變更。

結果的螢幕截圖

提示與注意事項：若您的資料來源區域包含空白列或其他欄位，建立資料透視表時務必將其排除，以免影響分組準確性。資料透視表雖能直觀地彙總資料，但若您需在其他公式中引用結果、跨工作表重複使用，或追求更高彈性的報表呈現，請考慮採用下方的公式或 VBA 解決方案。

使用 VBA 程式碼依群組計數資料

若您的活頁簿需頻繁對不同資料分組進行計數與報表製作，或您希望針對大型資料集及重複性任務自動化此流程，可善用 VBA 指令碼。VBA（Visual Basic for Applications）能協助您自訂並自動化 Excel 作業，以最少的手動操作快速建立報表、彙總資訊或匯出各群組的計數結果。

注意事項：執行任何新的 VBA 程式碼前，務必先儲存您的工作！VBA 雖能實現強大的自動化功能，但若未謹慎設定，恐有覆寫資料的風險。

1. 前往開發人員選項卡 >Visual Basic，開啟 VBA 編輯器。在出現的視窗中，點選插入 > 模組，並將下列程式碼貼入模組視窗中：

Sub GroupCount()
    Dim dict As Object
    Dim lastRow As Long
    Dim groupCol As Range
    Dim groupCell As Range
    Dim outputRow As Long
    Dim key As Variant
    
    Set dict = CreateObject("Scripting.Dictionary")
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    ' Change Sheet1 and column as needed
    With Worksheets("Sheet1")
        lastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        Set groupCol = .Range("A2:A" & lastRow)
        
        For Each groupCell In groupCol
            If Not dict.Exists(groupCell.Value) Then
                dict(groupCell.Value) = 1
            Else
                dict(groupCell.Value) = dict(groupCell.Value) + 1
            End If
        Next groupCell
        
        outputRow = 2
        .Cells(1, "C").Value = "Group"
        .Cells(1, "D").Value = "Count"
        
        For Each key In dict.Keys
            .Cells(outputRow, "C").Value = key
            .Cells(outputRow, "D").Value = dict(key)
            outputRow = outputRow + 1
        Next key
    End With
End Sub

2. 若要執行程式碼，請在 VBA 編輯器中按下 F5 或點選「執行」按鈕。此指令碼將自動掃描「Sheet 1」工作表 A 欄（從 A2 開始）的群組資料，統計各群組出現次數，並將彙總結果輸出至 C 欄與 D 欄，自第 2 列起呈現！

注意事項：您可依實際活頁簿需求，調整「Sheet 1」、欄位參照及輸出位置。若資料包含空白儲存格或特殊狀況，請務必檢查結果以確保準確無誤。若重複的分組名稱拼寫不同（例如「Apple」與「apple」），系統將視為不同群組處理。如需自訂分組規則（例如不區分大小寫、排序輸出或更複雜的分組邏輯），則須進一步擴充 VBA 程式碼。

VBA 最適合用於自動化重複性高的任務——特別是在處理大型或經常更新的資料集時，手動彙總不僅耗時，還相當費力。若您遇到「物件變數未設定」或「下標超出範圍」等錯誤，請務必確認您的工作表與範圍參照是否與實際資料結構一致。

使用 Excel 公式（COUNTIF/COUNTIFS）依群組計數資料

若您偏好直接在工作表網格上操作，或需要動態、基於公式的解決方案以利後續計算與參照，Excel 的 COUNTIF 與 COUNTIFS 函數便是極具效率的替代選擇。當您希望群組計數能隨底層資料變動自動更新，或需將結果緊鄰資料旁以便參照或深入分析時，這些函數尤其實用。

範例情境：假設您的資料位於 A 欄（分組名稱）與 B 欄（數值），並希望計算每個群組的出現次數。

1. 在資料旁的新欄位中（例如儲存格 C2），輸入下列公式，即可計算該群組的筆數：

=COUNTIF($A$2:$A$100, A2)

2. 輸入公式後，按下 Enter。若要將此公式套用至所有列，請從儲存格 C2 向下拖曳填滿控點，以填滿相鄰資料的儲存格；或雙擊填滿控點，即可自動填滿。該公式將傳回該列所屬群組的出現次數。

3. 若您希望取得所有群組的唯一清單及其對應計數，請先提取不重複的分組名稱（例如使用）刪除重複功能或 UNIQUE 函數，視您的 Excel 版本而定），再針對此唯一清單套用 COUNTIF 函數。

參數說明：在上述公式中，$A$2:$A$100 為包含您分組名稱的範圍，請依實際資料調整此範圍。A2 則為目前列群組值的儲存格參照。

此公式解法極具彈性，不僅能用於篩選清單、排序資料，還可搭配其他計算靈活運用；但若應用於極大型資料集，請留意效能表現，因重新計算可能耗費額外時間。

COUNTIFS 可用於多重條件計數，輕鬆應對更複雜的分組情境（例如同時依類別與地區分組），提升數據分析效率！

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