如何在 Excel 中篩選含有批註的儲存格？

作者Xiaoyang修改日期2025-09-29

在日常 Excel 工作中，您經常會在工作表中新增註解，用來標記重點事項、突顯關鍵細節，或為特定儲存格提供額外說明。善用註解不僅能提升協作效率，更能強化資料管理品質。然而，當處理大型資料集時，您可能希望快速彙整並檢視僅包含註解的列，無需逐一檢查每個儲存格。可惜的是，Excel 內建的篩選功能並未提供直接篩選註解的選項。為突破此限制，本教學將介紹實用技巧，協助您輕鬆識別並篩選 Excel 中的註解，讓資料審閱更高效、更有條理。

透過建立輔助欄位來篩選批註

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若要篩選並僅顯示包含註解的列，可透過輔助欄位先辨識哪些儲存格含有註解。此方法需使用以 VBA 建立的自訂 使用者定義函數（UDF），再依據輔助欄位套用 Excel 的篩選功能。當您經常需要在龐大或複雜的資料集中快速檢視分散各處的註解時，此方法尤為推薦！

1. 在 Excel 中按住 Alt＋F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 編輯器。此視窗可讓您撰寫並管理活頁簿的 VBA 程式碼。若您尚未啟用「開發人員」索引標籤，也可透過功能區中的 開發人員＞Visual Basic進入。

2. 在 VBA 編輯器中，點選插入＞模組。此操作將在專案中新增一個模組，供您貼上巨集程式碼。請將下列巨集複製並貼到新的模組視窗中。此函數用於檢查指定儲存格是否包含註解：若有，則傳回 TRUE；若無，則傳回 FALSE。

VBA 程式碼：識別包含註解的儲存格

Function HasComment(r As Range)
'Update 20140718
    Application.Volatile True
    HasComment = Not r.Comment Is Nothing
End Function

輸入程式碼後，請務必儲存變更，並透過點選關閉（X）按鈕或按下 Alt+Q 離開 VBA 編輯器。建議定期將活頁簿儲存為啟用巨集的格式（.xlsm），以免遺失任何自訂函數！

3. 返回工作表，在資料旁邊的空白欄（例如 C 欄），於欲檢查之第一個儲存格相鄰的位置輸入下列公式。假設您要檢查 B2 儲存格，請在 C2 輸入此公式：=HasComment(B2)。此公式會透過您自訂的函數檢查是否存在註解。請參見截圖：

輸入公式以識別含有註解的儲存格

4. 按下 Enter 以套用公式。若要快速將函數套用至同欄的其他儲存格，請向下拖曳儲存格右下角的小方塊（填滿控點）。結果將顯示為 TRUE（儲存格含有註解）或 FALSE（無註解）。

提示：處理大型資料集時，建議再次確認公式已完整填滿整個資料區域，避免遺漏任何包含註解的列。

5. 辨識出含註解的列後，請選取包含剛才填滿之輔助欄位的完整資料範圍，接著前往功能區中的資料索引標籤，並點選篩選。此操作會在各欄標題加入下拉箭頭，讓您輕鬆篩選結果。請參見截圖：

前往篩選功能

6. 點選輔助欄位中的下拉箭頭，僅勾選 TRUE 選項，即可暫時隱藏所有不含註解的列，專注檢視含有註解的資料項目。請參見截圖：

從篩選功能表中勾選「True」

7. 點選確定以套用篩選。篩選後，所有至少包含一個註解的列將集中顯示，方便您審閱或進行後續處理。為求清晰，下方截圖顯示篩選結果：

篩選所有含有註解的儲存格

8. 完成審閱或進一步處理後，若不再需要輔助欄位（例如 C 欄），可將其刪除或清除。請注意，一旦刪除輔助欄位，除非重複上述步驟，否則將無法再依註解進行篩選。

額外提示與注意事項：
－此方法不會變更原始資料，並可搭配其他標準 Excel 功能使用。
－與他人共用活頁簿時，請提醒對方：若要使用自訂函數，需先啟用巨集，且可能需調整安全性設定才能執行。
－若輔助欄位出現 #NAME？錯誤，請再次確認 VBA 函數名稱是否正確，並確保該函數確實存在於專案中。
－若註解是透過新版 Excel 的「新增附註」或「對話串註解」功能插入，結果可能有所不同，因為 VBA 預設僅偵測傳統註解（附註）。

此方法適合熟悉基本 VBA 操作，並需要彈性方式在資料集中快速定位所有註解的使用者。惟需將檔案儲存為啟用巨集的活頁簿，且巨集設定須符合組織政策。

若巨集未如預期執行，請先確認 Excel 安全性設定中已啟用巨集，並確保活頁簿已儲存為支援巨集的格式（.xlsm）。若仍出現其他錯誤或不一致狀況，請檢查輔助欄位的參照是否與實際資料位置相符。

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