如何在 Excel 中一次性高亮顯示所有小計行？

在 Excel 中處理大型數據集時，通常會插入小計來總結和更好地分析數據的關鍵部分。默認情況下，Excel 會將小計行加粗以幫助區分它們與普通行。然而，在許多情況下——特別是在處理龐大的表格時——這種默認格式往往不夠充分。使用顏色或其他格式對小計行進行視覺強調，可以使這些關鍵數據點更加突出，從而加快檢查速度、簡化展示並提高報告的準確性。在以下章節中，您將找到幾種實用的方法來一次性高亮顯示所有小計行，讓它們一目了然。

使用「定位條件」功能高亮所有小計行
使用條件格式高亮所有小計行
使用 VBA 程式碼高亮所有小計行
使用 Kutools for Excel 輕鬆選擇並高亮所有小計行
通過 Excel 的篩選功能高亮所有小計行

使用「定位條件」功能高亮所有小計行

當您在 Excel 中創建小計時，工作表左側會出現分級顯示符號（如下圖所示）。這些符號允許您展開或摺疊詳細信息，讓您可以僅在需要時顯示摘要信息，從而更輕鬆地管理和分析數據。

要快速高亮僅小計行，您可以結合分級層次和 Excel 的「定位條件」功能。這種組合對於自動插入小計的情況非常有效，並且希望在視覺上強調摘要行，同時忽略其間的詳細數據行。以下是具體操作步驟：

1. 在工作表的左側，點擊分級層次2。這將摺疊您的數據，只顯示小計和總計行。這對於專注於摘要信息並暫時隱藏不必要的細節非常有用。

2. 點擊並拖動行號選擇所有可見的小計行。接著，前往「開始」>「尋找與選擇」>「定位條件」。「定位條件」功能提供進階選擇工具，可快速隔離某些類型的單元格，例如可見（未隱藏）單元格，這在處理摺疊的分級顯示時非常實用。

3. 在「定位條件」對話框中，選擇「僅可見單元格」。此步驟確保只選擇您能看到的行——包括小計行——排除任何隱藏的詳細數據行。

4. 點擊「確定」按鈕確認。現在，只有小計行被選中，可以輕鬆地一起進行格式化，而不會改變隱藏的數據行。

5. 選擇所有小計行後，您可以應用格式化。前往「開始」>「填滿顏色」並選擇您偏好的高亮顏色。這樣，當再次展開工作表時，小計便會在周圍數據中清晰可見。

6. 當您希望恢復工作表為原始展開視圖時，點擊左側的分級層次3。這將恢復所有隱藏的詳細數據行，但小計行仍保持高亮，讓它們在整個數據集中易於辨識。

使用條件格式高亮所有小計行

條件格式提供了一種靈活且即時的方式來根據文本內容或其他邏輯高亮小計行——特別適合當小計標記為像「總計」這樣的關鍵字時。當您頻繁添加或刪除數據時，這種方法尤為有用，因為格式化會自動更新。

1. 選擇包含數據表的單元格範圍，或者選擇整個工作表以確保不會漏掉任何小計行（對於大型數據集，建議使用整個工作表，但對於非常大的文件可能會降低性能）。

2. 點擊「開始」>「條件格式」>「新建規則」。這將打開格式規則編輯器，允許創建複雜且動態的高亮規則。

3在 新建格式規則 對話框中，選擇 使用公式確定要設置格式的單元格。在字段中輸入以下公式：=ISNUMBER(FIND("Total",$A1))
（注意：將 A1 替換為包含小計行標籤的列的第一個單元格引用，例如：如果小計出現在 C 列，則使用 C1 代替）。

該公式檢查指定列中的每個單元格是否包含「總計」一詞，捕捉「小計」和「總計」兩者。

4. 點擊「格式」以在「填充」選項卡下選擇偏好的填滿顏色。格式化選項還可以包括加粗、更改字體顏色或添加邊框以增加強調效果。

5. 點擊「確定」關閉「設置單元格格式」窗口，然後再次點擊「確定」應用條件格式規則。現在，所有符合條件的小計行都會立即高亮顯示。

使用 VBA 程式碼高亮所有小計行

VBA（Visual Basic for Applications）是一種有用的解決方案，可用於自動化高亮小計行——特別是在處理大型或複雜的電子表格時，或者當小計不遵循固定模式時。如果需要跨不同工作表重複執行操作，或想要精確的顏色自定義，這種方法尤其有優勢。

1. 按 ALT + F11 打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 點擊「插入」>「模塊」，然後將以下程式碼粘貼到模塊窗口中。

VBA 程式碼：高亮 Excel 中的所有小計行

Sub FormatTotalRows()
'Update 20140318
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
For Each Rng In WorkRng
    If Right(Rng.Value, 5) = "Total" Then
        Rng.EntireRow.Interior.ColorIndex = 6
    End If
    If Right(Rng.Value, 11) = "Grand Total" Then
        Rng.EntireRow.Interior.ColorIndex = 8
    End If
Next
End Sub

3. 按 F5 鍵運行程式碼。彈出的對話框將提示您選擇要處理的數據範圍。此額外步驟有助於避免意外修改工作表中無關的部分。

4. 選擇範圍並點擊「確定」後，宏將自動以黃色高亮小計行，並以藍色高亮總計行。

使用 Kutools for Excel 高亮所有小計行

如果您的數據經常需要小計行識別，或者您希望使用更快捷的方法並擁有直觀的界面，Kutools for Excel 提供了「選擇指定單元格」工具。該工具簡化了流程，只需幾次點擊即可幫助您選擇並高亮所有包含特定關鍵字（如「總計」）的行——特別適合偏好不使用公式或代碼的用戶。

1. 選擇包含小計或總計行中「總計」字樣的列。點擊「Kutools」>「選擇」>「選擇指定單元格」。

2. 在「選擇指定單元格」對話框中：

• 在「選擇類型」部分選擇「整行」。
• 在「指定類型」區域，從下拉菜單中選擇「包含」，然後在文本欄中輸入「總計」。
• 點擊「確定」確認。

3. 所有匹配的小計行將立即被選中。前往「開始」選項卡，點擊「字體」組中的「填滿顏色」，並選擇所需的高亮顏色。

此方法使用者友好且高效，適合經常使用 Excel 或偶爾使用的用戶。當小計或總計標籤遵循一致模式時，此方法特別有用。

通過 Excel 的篩選功能高亮所有小計行

另一種實用的方法是使用 Excel 內置的篩選功能快速隔離並高亮小計行——特別是在小計行包含一致的關鍵字（如「總計」或「小計」），並且您希望採用簡單、無公式的做法時。

1. 首先，確保您的數據包含一個小計行明確標記的列（例如「總計」或「小計」）。選擇您的數據並點擊數據>篩選以啟用篩選下拉箭頭。

2. 點擊包含小計或總計標籤的列中的篩選箭頭。在出現的篩選菜單中，取消選中「全選」，然後僅勾選包含「總計」或「小計」的值（您可以在搜索框中輸入「總計」以過濾列表）。

3. 現在，只有小計和總計行會顯示出來。選擇這些行，前往「開始」>「填滿顏色」，並應用您偏好的高亮顏色。最後，清除篩選以返回完整的數據集；高亮的行將在所有其他行中突顯出來。

示範：使用 Kutools for Excel 輕鬆選擇並高亮所有小計行

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