如何在 Excel 中設置生日提醒？

Author Xiaoyang Last modified 2025-08-23

在大型組織中管理員工的生日可能會有挑戰，特別是當你希望在他們的特殊日子送上個人化的生日卡或祝福時。如果你將員工的名字、出生日期及其他資訊存放在 Excel 工作表中，可能很難一眼看出誰的生日是在當天。在 Excel 中設置生日提醒系統可以幫助你不會錯過任何重要的場合，並能及時確認或發送通知。本教程展示了幾種創建自動化生日提醒的實用方法，滿足不同的需求——無論你偏好簡單的公式還是視覺上的高亮顯示。

使用公式在 Excel 中設置生日提醒

使用條件格式在 Excel 中設置生日提醒

使用公式在 Excel 中設置生日提醒

透過正確的公式，你可以標記或標示出包含今天生日員工的那一行。以下是設置這個功能的方法，讓你的工作簿成為一個動態更新的生日儀表板：

1. 從一個簡單的員工表格開始，至少包含他們的名字和出生日期。例如，你的工作表可能看起來像這樣：

sample data

2. 要識別今天誰生日，在資料旁邊的空白列中輸入以下公式（例如 C2，假設 B2 包含出生日期）：

=IF(MONTH(B2)<>MONTH(TODAY())," ",IF(DAY(B2)<>DAY(TODAY())," ","Happy Birthday"))

如果生日欄位在不同的儲存格中，請調整 B2。為了方便起見，你可以將此公式複製到整個員工列表的列中。

apply a formula to make birthday reminder

3. 輸入公式後，按下 Enter。要應用於其他列，拖動 C2 的填滿控制柄向下覆蓋其餘的員工列表。符合當天月份和日期的行會顯示“生日快樂”；其他的則保持空白。例如，請注意每天只會針對相關的生日顯示通知：

drag and fill the formula to other cells

注意：由於公式使用了 TODAY()，它每天都會動態更新，確保你的生日提醒始終準確且即時。

情景與優勢：這種方法直接、輕量且不需要複雜的設置。如果你經常查看表格或手動彙編提醒，這非常有用。
提示：請確保日期欄實際上包含真正的日期值，而不是文字。如果看到 #VALUE! 錯誤，檢查格式設定。
潛在問題：此方法不考慮年份，適合用於重複提醒（每年生日）。如果數據包含非標準日期格式或需要考慮不同的時區，應在數據準備階段處理這些因素。

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使用條件格式在 Excel 中設置生日提醒

如果你偏好視覺解決方案，條件格式可以讓你自動高亮顯示落在當天日期的生日。這使得掃描大量表格中的今日生日變得更加迅速。嘗試以下步驟：

1. 選擇包含出生日期的列或儲存格（例如，B 列）。

2. 轉到「首頁」>「條件格式」>「新建規則」。這會彈出一個規則創建對話框：

click Home > Conditional Formatting > New Rule

3. 在「新建格式規則」對話框中，選擇「使用公式來確定要格式化的儲存格」。在公式框中，輸入：

=(MONTH(TODAY())=MONTH(B2))*(DAY(TODAY())=DAY(B2))

B2 應該是指向你選定範圍的第一個儲存格。確認你的選擇與應用的公式一致。

sepcify the options in the New Formatting Rule dialog

4. 點擊「格式」。在新的對話框中，轉到「填充」標籤並選擇一種顏色來高亮生日儲存格。

choose one color in the Fill tab

5. 確認顏色選擇後，點擊「設定儲存格格式」窗口中的「確定」，然後在規則對話框中點擊「確定」以應用格式。符合當天月份和日期的日期現在將自動以你選擇的顏色高亮顯示：

the birthday date is today are highlighted

注意：隨著日期的變化，這種格式會自動更新，因此你的工作簿始終會高亮顯示正確的生日。

情景與優勢：當你需要快速在大數據集中找到生日時，視覺高亮非常有用，特別是用於每日或每周審查。
提示：你可以將此方法與篩選器結合使用——使用 Excel 的篩選功能僅顯示高亮行，進一步加快檢查速度。
注意事項：如同公式一樣，確保出生日期數據是真實的日期（而非文字）。如果條件格式似乎不起作用，請再次確認你的參考儲存格（如 B2）是否與選擇範圍的起始位置匹配。

總結與故障排除建議：

如果公式或條件格式沒有更新或觸發錯誤，請檢查數據格式以及 TODAY() 是否正在重新計算（按 F9 重新計算工作簿）。
這裡的所有解決方案都會隨系統日期動態更新，因此你不必每天手動更新提醒。

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