如何從 Excel 透過 Outlook 傳送儲存格範圍？

作者Xiaoyang修改日期2025-11-10

在日常使用 Excel 時，常會遇到這樣的情境：完成一份報告後，僅需與特定收件者分享部分資料。例如，您可能希望直接寄送所選儲存格範圍中的關鍵資訊，而非整個活頁簿，以確保內容的隱私性與相關性。多數使用者自然傾向選擇無需手動切換至 Outlook 或反覆複製貼上內容的解決方案。那麼，是否有實際且高效的方法，能直接從 Excel 寄送指定的儲存格範圍？

本教學將帶您深入探索多種透過 Outlook 寄送或傳送所選儲存格的實用方法——包括 VBA 解決方案與 Excel 內建功能——協助您簡化工作流程、減少手動操作。您將學會如何將儲存格範圍作為附件傳送、直接內嵌至郵件內文、在寄送前將範圍另存為圖片或 PDF，以及運用舊版 Excel 的郵件功能。本指南同時涵蓋關鍵設定步驟、適用情境分析、常見問題排解技巧與實用建議，助您發揮最大效益。

使用 VBA 程式碼從 Excel 將儲存格範圍作為附件傳送

使用 VBA 程式碼從 Excel 將儲存格範圍作為郵件內文傳送

其他 Excel 內建方法－使用「傳送給郵件收件者」內建功能將所選儲存格作為郵件內文傳送

使用 VBA 程式碼從 Excel 將儲存格範圍作為附件傳送

若您想分享特定資料集，卻不希望對方取得整個活頁簿的存取權限，可擷取指定的儲存格範圍，並透過 Outlook 以附件形式（例如 .xlsx 或 .xls 檔案）傳送。此做法尤其適用於收件者僅需檢閱報告的部分內容，或資料涉及機密性的情況。以下步驟說明如何設定並使用 VBA 程式碼自動化此流程：

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1. 開啟您的目標 Excel 工作表，按下 ALT + F11 即可啟動 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗，輕鬆插入並編輯 VBA 程式碼！

2. 按一下插入> 模組，即可建立新模組供您放入程式碼。請將下方指令碼貼入模組視窗中。

VBA 程式碼：從 Excel 將儲存格範圍作為附件傳送

Sub SendRange()
'Update 20131209
Dim xFile As String
Dim xFormat As Long
Dim Wb As Workbook
Dim Wb2 As Workbook
Dim Ws As Worksheet
Dim FilePath As String
Dim FileName As String
Dim OutlookApp As Object
Dim OutlookMail As Object
Dim WorkRng As Range
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Application.ScreenUpdating = False
Application.DisplayAlerts = False
Set Wb = Application.ActiveWorkbook
Wb.Worksheets.Add
Set Ws = Application.ActiveSheet
WorkRng.Copy Ws.Cells(1, 1)
Ws.Copy
Set Wb2 = Application.ActiveWorkbook
Select Case Wb.FileFormat
Case xlOpenXMLWorkbook:
    xFile = ".xlsx"
    xFormat = xlOpenXMLWorkbook
Case xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled:
    If Wb2.HasVBProject Then
        xFile = ".xlsm"
        xFormat = xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled
    Else
        xFile = ".xlsx"
        xFormat = xlOpenXMLWorkbook
    End If
Case Excel8:
    xFile = ".xls"
    xFormat = Excel8
Case xlExcel12:
    xFile = ".xlsb"
    xFormat = xlExcel12
End Select
FilePath = Environ$("temp") & "\"
FileName = Wb.Name & Format(Now, "dd-mmm-yy h-mm-ss")
Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)
Wb2.SaveAs FilePath & FileName & xFile, FileFormat:=xFormat
With OutlookMail
    .To = "skyyang@extendoffice.com"
    .CC = ""
    .BCC = ""
    .Subject = "information of kte"
    .Body = "hello, please check and read this document. "
    .Attachments.Add Wb2.FullName
    .Send
End With
Wb2.Close
Kill FilePath & FileName & xFile
Set OutlookMail = Nothing
Set OutlookApp = Nothing
Ws.Delete
Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

提示與自訂設定：

.To
.CC.BCC
.Subject.Body

3. 按下 F5 執行程式碼，系統將彈出選取提示，請指定您要寄送的範圍（建議寄送前先確認資料內容）。請參閱範例截圖：

用於選取資料範圍的 VBA 程式碼

4. 按一下確定後，可能會出現處理進度提示或權限通知；完成後，請按一下允許，指定的儲存格範圍就會以 Excel 檔案附件形式傳送至您選擇的收件者。

按一下「允許」以將所選範圍作為附件傳送

注意事項與疑難排解：

若 Outlook 未安裝為您的預設郵件程式，或未執行中，此程式碼可能無法正確執行。
請確保巨集安全性設定允許執行 VBA 指令碼。您可能需要啟用巨集或調整信任中心設定。
附件類型為取決於來源文件類型及 VBA 程式碼中指定的行。
寄送後，請檢查您的 Outlook 已傳送郵件以確認是否成功寄達。

此方法適用於安全資料分享、記錄歸檔，以及需要保留原始 Excel 格式的場合，但收件者需具備相容軟體方可開啟附件。

使用 VBA 程式碼從 Excel 將儲存格範圍作為郵件內文傳送

當您希望收件者無需下載附件，就能立即查看資訊（例如定期報告摘要或進度更新），可將所選儲存格範圍直接內嵌至郵件內文，不僅提升可讀性，更讓收件者輕鬆閱讀、迅速掌握重點。

1. 切換至包含資料的工作表，然後按下 ALT + F11，即可進入 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

2. 按一下插入> 模組以開啟模組視窗，然後貼上下列程式碼：

VBA 程式碼：從 Excel 將儲存格範圍作為郵件內文傳送

Sub EmailRange()
'Update by Extendoffice
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Application.ScreenUpdating = False
WorkRng.Select
ActiveWorkbook.EnvelopeVisible = True
With ActiveSheet.MailEnvelope
    .Introduction = "Please read this email."
    .Item.To = "skyyang@extendoffice.com"
    .Item.Subject = "information of kte"
    .Item.Send
End With
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

參數說明與實用調整：

.Introduction
.Item.To
.Item.Subject

3. 使用 F5 執行巨集，出現提示時，立即選取您要傳送的儲存格範圍！

用於選取資料範圍的 VBA 程式碼

4. 確認您的選擇後，按一下確定，並留意任何安全性提示。處理完成後，按一下允許以授權巨集執行，所選區域將立即以表格格式顯示於您的 Outlook 郵件內文中。

按一下「允許」以將所選範圍作為電子郵件內文傳送

重要提醒：

此解決方案需要安裝 Outlook 並設定為您的預設郵件程式。
請在 Excel 中啟用巨集以順利執行 VBA。若發生錯誤，請檢查信任中心巨集設定。
格式會保留—但複雜的單元格格式在電子郵件中的顯示效果可能與 Excel 中不同。
請前往您的 Outlook「寄件備份」或「已傳送郵件」資料夾，確認訊息是否已成功寄出。

此方法適用於團隊狀態更新、快速資料分享，或向偏好即時閱讀的同事或客戶分發關鍵數據。

其他 Excel 內建方法－使用「傳送給郵件收件者」內建功能將所選儲存格作為郵件內文傳送

某些舊版 Excel（Office 365 之前版本）內建「傳送給郵件收件者」按鈕，可讓您快速將所選儲存格作為郵件內文寄送—無需使用 VBA。雖然此功能在現代 Excel 中預設為隱藏狀態，但仍可透過自訂快速存取工具列加以啟用。此解決方案適用於使用舊版 Excel 的使用者，或偏好不使用巨集的使用者。

啟用與使用方式：

在快速存取工具列（位於功能區上方）按一下滑鼠右鍵，然後選取自訂快速存取工具列。
在指令清單中，將「從下列位置選擇指令：」變更為所有指令。
向下捲動，並將傳送給郵件收件者新增至您的快速存取工具列。
設定完成後，選取您要傳送的儲存格，並點擊傳送給郵件收件者圖示—Excel 將自動開啟內嵌電子郵件視窗，並將所選內容直接嵌入郵件內文。您可立即填入收件者、主旨並寄出，輕鬆又高效！

重要注意事項：

此方法需要將 Outlook 設定為您的預設郵件用戶端。
使用內嵌電子郵件視窗的操作方式可能與一般 Outlook 撰寫郵件有所不同—請再次確認格式是否正確。
在某些 Excel 版本中（特別是較新的 Office 365 版本），此功能可能被停用或遺漏。在此情況下，請考慮使用 VBA 或 PDF/圖片匯出等替代方案。

優缺點：

對於支援的版本而言，此方法非常快速且簡單；無需程式碼或進階設定。
並非所有版本皆支援此功能；使用新版 Excel 的使用者可能需要採用其他方法。

如何從 Excel 透過 Outlook 傳送單一工作表？

如何從 Excel 透過 Outlook 傳送目前的工作簿？

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