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如何在 Excel 中快速建立動態相依式下拉選單?

作者Xiaoyang修改日期

在 Excel 中建立動態下拉式列表,可大幅提升資料輸入的效率與準確性。此功能能讓您創建相互關聯的下拉選單,使其中一個選單的選項會根據另一個選單的選擇自動調整。例如,當您在第一個下拉清單中選取某個食品類別後,第二個下拉清單便會即時顯示對應的具體食品選項。以下為建立並優化 Excel 動態下拉式列表的逐步指南。


在 Excel 中建立動態相依式下拉式清單

假設我有一張包含四欄的表格,分別代表四種食品類別:水果、主食、肉類與飲料,下方則列出各類別對應的具體食品名稱。請參閱以下截圖:
範例資料

現在,您需要建立一個下拉式清單,其中包含食品類別(例如:水果、主食、肉類與飲料),並搭配第二個下拉式清單,用以顯示對應的具體食品名稱。舉例來說,當您選擇「主食」時,第二個下拉式清單就會自動顯示米飯、麵條、麵包與蛋糕。若要實現此功能,請依照下列步驟操作:

1. 首先,我需要為這些欄位以及第一列的分類建立對應的儲存格名稱。

(1.)為分類(即第一列)建立儲存格名稱:選取 A1:D1,於「名稱」方塊中輸入儲存格名稱「Foodstuff」,再按下「ENTER 鍵」。
為每個欄位資料建立範圍名稱
(2.)接著,請依上述方式為每一欄命名,如下圖所示:
為每個欄位資料建立範圍名稱

2. 現在,您可以建立第一個下拉式清單:請選取一個空白儲存格或您希望套用此下拉式清單的欄位,然後點選「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」,詳情請參閱截圖:
 資料 > 資料驗證 > 資料驗證

3. 在「資料驗證」對話方塊中,點選「設定」索引標籤,從「允許」下拉式清單中選擇「清單」,並在「來源」欄位中輸入下列公式。

=Foodstuff
在對話方塊中指定選項
注意:您需輸入您為分類所命名的公式。

4 點擊「確定」,您的第一個下拉式清單就建立完成!接著選取該儲存格,並向下拖曳填滿控點,即可將此選項快速套用至其他儲存格。
已建立第一個下拉式清單

5. 接著,您可以建立第二個下拉式清單:選取一個空白儲存格,點選「資料」>「資料驗證」>  再次開啟「資料驗證」對話方塊。在「設定」索引標籤中,從「允許」下拉式清單選擇「清單」,並在「來源」方塊中輸入下列公式。

=indirect(F1)
指定選項以建立第二個下拉式清單
注意:F1 表示我所建立的第一個下拉式清單所在的儲存格位置,您可以依需求變更。

6. 接著按一下「確定」,並向下拖曳儲存格內容,即可成功建立相依式下拉式清單。請參閱截圖:
已建立相依下拉式清單 已建立相依下拉式清單
在選擇某一種食品類別後,對應的儲存格將只會顯示該類別下的具體食品名稱。

注意事項:
1. 僅在儲存格處於作用中狀態時,才會顯示下拉式箭頭。
2. 您可依需求持續建立更深層級的下拉式清單;若要建立第三個下拉式清單,只需將第二個下拉式清單設為第三個清單的「來源」即可。


運用強大工具快速建立動態列表

假設您在 B2:E8 範圍內有一張資料表,並希望根據這份資料,在 G2:H8 範圍內建立獨立的下拉式選單。現在,只需使用「Kutools for Excel」的「動態下拉列表」功能,即可輕鬆達成!
範例資料

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1. 點選「Kutools」>「下拉列表」>「動態下拉列表」,即可啟用此功能。
按一下 Kutools > 下拉式清單 > 動態下拉式清單

2. 在「動態列表」對話方塊中,請依照以下步驟操作:

  1. 勾選「模式 A:2 層級動態列表」選項;
  2. 在「數據區域」方塊中,請選擇您將據此建立動態列表的資料表;
  3. 在「列表放置區域」方塊中,請選取您要放置動態列表的目標範圍。
  4. 最後,點擊「確定」按鈕即可!
    提示:若您勾選「水平放置列表」選項,動態列表將以水平順序顯示。
    在對話方塊中指定選項

至此,獨立的下拉式選單已成功建立於指定的目標範圍中,讓您能輕鬆從中選取所需選項。

提示:若您未勾選「水平放置列表」選項,動態列表將以垂直方式呈現。在對話方塊中指定選項

遵循本指南,您將能快速且高效地建立動態列表,節省時間並減少 Excel 專案中的錯誤。若您想探索更多 Excel 技巧與訣竅,我們的網站提供數千篇教學文章

示範:在 Excel 中建立動態下拉式清單

 

 


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