如何在Excel中輸入新數據後自動更新圖表？

Author Xiaoyang Last modified 2025-08-23

假設您已在Excel中創建了一個圖表，以視覺化方式追蹤每日銷售數據，並且隨著新銷售記錄的增加，您會定期更新這些數據。通常，每當您插入或修改數據範圍時，可能需要手動調整圖表的數據範圍，以確保圖表顯示最新的數字。這個手動過程可能會變得重複且容易出錯，特別是在處理較大的數據集或頻繁變化的信息時。幸運的是，有一些實用的方法可以在添加新數據時自動更新您的圖表，幫助保持儀表板或報告始終最新。

在Excel中有幾種方法可以實現這種自動圖表更新，每種方法適用於不同的Excel版本和數據佈局。下面解釋的解決方案包括將數據轉換為Excel表格、使用帶有命名範圍的動態公式，以及——特別適合於複雜或自定義需求——應用VBA宏。

通過創建表格，在輸入新數據後自動更新圖表

通過動態公式，在輸入新數據後自動更新圖表

通過VBA代碼，在輸入新數據後自動更新圖表

通過創建表格，在輸入新數據後自動更新圖表

如果您有一個連續的數據範圍以及相應的柱狀圖，則可以通過將數據範圍轉換為Excel表格來確保在添加新信息時圖表即時更新。此方法適用於Excel 2007及更高版本，並使管理擴展數據集變得更加容易。主要優點是引用表格的圖表將自動包含添加到表格中的新行。以下是具體操作步驟：

sample data and chart

1. 選擇包含標題和每日值的現有數據範圍。然後，轉到「插入」選項卡並單擊「表格」。請參見截圖：

click Table under Insert tab

2. 在「創建表格」對話框中，如果您的數據包含標題，請確保勾選「我的表格有標題」選項。然後單擊「確定」。（如果您的範圍不包含標題，請不要勾選此框。）

set options in the Create Table dialog box

3. 您選擇的數據範圍現在將被格式化為結構化的Excel表格。注意表格樣式格式會自動應用，如下所示：

the data range is converted to table

4. 現在，每當您直接在表格最後一行下方添加新行（例如輸入六月的數據），表格和關聯的圖表都會自動擴展，無需額外步驟即可顯示最新數據。請參閱以下示例：

add values in the table, the chart will be updated automatically

注意和實用技巧：

1. 新輸入的數據必須直接相鄰——這意味著新數據與現有數據之間不能有空行或空列——否則表格（和圖表）將無法識別擴展。

2. 您可以在表格內任何位置插入新行；圖表將自動更新，這對於更新歷史記錄也非常有用。

3. 如果圖表未按預期更新，請檢查圖表的源數據範圍是否引用了表格，而不是靜態範圍。

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通過動態公式，在輸入新數據後自動更新圖表

如果您不想將數據轉換為Excel表格，您可以使用由公式驅動的動態命名範圍。此方法利用OFFSET和COUNTA函數來定義根據實際數據量自動調整大小的範圍。當您的數據結構固定但條目可能經常添加或刪除時，這種方法尤其有用。請參閱以下實用步驟：

sample data and chart

1. 首先，為每個數據列定義一個動態命名範圍。轉到「公式」選項卡並單擊「定義名稱」。

2. 在「新建名稱」對話框中，輸入適當的名稱（例如日期列的“日期”），在「範圍」下選擇正確的工作表，並將動態公式輸入到「引用位置」字段中。例如：=OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1)。請參閱截圖作為參考：

set options in the New Name dialog box

3. 單擊「確定」保存。對每個相關系列或數據列重複這些步驟，使用如下的公式：

B列：Ruby: =OFFSET($B$2,0,0,COUNTA($B:$B)-1);
C列：James: =OFFSET($C$2,0,0,COUNTA($C:$C)-1);
D列：Freda: =OFFSET($D$2,0,0,COUNTA($D:$D)-1)

這些動態命名範圍確保當新數據添加到每個列時，範圍會自動擴展或收縮。請注意，OFFSET公式從您的第一行數據開始，而COUNTA根據指定列中非空單元格的總數調整範圍大小。

4. 定義所有命名範圍後，右鍵單擊關聯圖表中的一列並從上下文菜單中選擇「選擇數據」。

choose Select Data from right click menu

5. 在「選擇數據源」對話框中，突出顯示相關系列（例如Ruby），單擊「編輯」，並在「系列值」中輸入適當的動態範圍（例如=Sheet3!Ruby）。請參閱以下內容：

set options in the Select Data Source dialog box

enter a formula into the Series values dialog

6. 對每個附加系列重複此操作，引用相應的動態命名範圍：

James: 系列值: =Sheet3!James;
Freda: 系列值: =Sheet3!Freda

7. 對於水平（分類）軸標籤，單擊「水平（分類）軸標籤」下的「編輯」，並提供日期列的動態範圍名稱。

click Edit button under Horizontal (Category) Axis Labels

8. 單擊「確定」確認並退出所有對話框。從現在起，當您繼續在工作表中添加新數據條目時，圖表將自動更新以反映最新的數據點。

the chart updates automatically when typing new data

注意和故障排除：

1. 數據必須輸入到列中的連續單元格中——動態公式不會考慮行之間的間隙。如果跳過行，則自動擴展可能無法按預期工作。
2. 如果添加了新的標題，此方法不會拾取額外的系列或列；您需要創建新的命名範圍並相應地更新圖表數據源。
3. 如果動態範圍未擴展，請仔細檢查COUNTA範圍，並確保目標數據下方沒有額外的條目。
4. 如果更改了工作表名稱或單元格位置，請更新命名範圍引用以保持動態行為。

通過VBA代碼，在輸入新數據後自動更新圖表

對於高級需求——例如處理非連續數據、自動檢測全新的數據系列或同時更新多個圖表——VBA宏可以提供更大的靈活性和自動化。通過編寫一個響應數據變化的短宏，您可以自動刷新圖表的數據源，應對先前方法無法直接覆蓋的更複雜場景。

如果您的數據分散開來或不在常規塊中，或者當您例行添加新系列或列到圖表中時，建議使用此解決方案。請按照以下步驟進行設置：

1. 首先，正常插入您的圖表。

2. 按Alt + F11打開VBA編輯器。

3. 在VBA編輯器中，單擊「插入」>「模塊」以插入新的代碼模塊。然後，將以下宏代碼輸入到模塊窗口中：

Sub AutoUpdateChartData()
    Dim ws As Worksheet
    Dim chrt As ChartObject
    Dim lastRow As Long
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    Set ws = ActiveSheet
    Set chrt = ws.ChartObjects(1) ' Modify if you have more than 1 chart on the sheet
    
    ' Find the last row of data in column A (assume your data starts from A1, adjust as needed)
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    
    ' Set the data range for the chart dynamically (Modify range as per your data location)
    chrt.Chart.SetSourceData Source:=ws.Range("A1:D" & lastRow)
    
    On Error GoTo 0
End Sub

3. 要運行宏，請單擊「運行」 按鈕。您的圖表現在將立即更新以反映所有當前數據直到最後填充的行。

為了增強自動化，您可以設置此宏在每次輸入新數據時自動觸發。

要應用此功能，請右鍵單擊您的工作表標籤，選擇「查看代碼」，並將上述代碼粘貼到工作表模塊中。宏現在將在您對工作表進行更改時運行，確保圖表始終保持最新狀態。

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    Call AutoUpdateChartData
End Sub

提示和注意事項：

您的數據範圍（例如"A1:D" & lastRow）應修改為匹配數據集的實際位置和結構。對於非連續範圍，請考慮直接在代碼中自定義範圍字符串。
如果有多个图表，您可能需要调整ChartObjects(1)来引用正确的图表，或者根据需要循环遍历工作表上的所有ChartObjects。
此VBA解决方案为动态和复杂数据集提供了最大的灵活性，但需要启用宏并将文件保存为支持宏的工作簿（.xlsm）。
如果图表没有按预期更新，请仔细检查宏中的源数据范围是否与实际数据块匹配，并确保在Excel环境中启用了宏。

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