如何在 Excel 中調整打印區域大小並使其適合一頁？

Author Xiaoyang Last modified 2025-08-23

在打印 Excel 工作表時，通常會發現內容溢出到多頁，導致額外的列或行被打印在第二頁或後續頁面上。這不僅會造成紙張的不必要浪費，還可能使報告變得不夠清晰且難以閱讀。理想情況下，您希望所有重要數據都能清楚地呈現在單一頁面上。那麼，是否有有效的方法可以調整打印區域大小並確保所有內容都能整齊地適配到 Excel 的一頁中呢？幸運的是，Excel 提供了幾種實用且易於應用的方法來幫助您實現這一目標。本文將探討多種調整打印區域大小並將內容適配到一頁的解決方案，確保專業外觀和高效打印。

💡 快速導航：
➤ 使用「將工作表縮放到一頁」功能調整區域大小並適配到一頁
➤ 通過更改寬度和高度調整區域大小並適配到一頁
➤ 使用 Kutools for Excel 在 Excel 中打印多個選定區域並適配到一頁
➤ VBA 程式碼 – 自動設置打印區域並將工作表縮放至一頁
➤ Excel 公式 – 動態定義打印區域以自動調整打印範圍

使用「將工作表縮放到一頁」功能調整區域大小並適配到一頁

Excel 提供了一個方便的打印選項，稱為「將工作表縮放到一頁」，該功能在打印時會自動縮放整個工作表以適配到單一頁面。此功能適用於 Excel 2010、2013、2016 及更高版本，但不適用於 Excel 2007。

通過使用此功能，您可以保持打印輸出整潔，避免分頁或半空的打印頁面。然而，如果您的數據集很大，內容可能會被大幅縮小，導致難以閱讀。始終在打印前預覽結果。

要使用此功能：

點擊「文件」標籤並選擇「打印」。
在「設置」部分，點擊「無縮放」下拉選單，然後選擇「將工作表縮放到一頁」。請參閱下面的截圖：

select the Fit Sheet to One Page from Print section

這將自動調整您的工作表，使所有數據都適配到單一打印頁面上。選擇此選項後，檢查預覽窗格。如果內容看起來太小，考慮調整列寬、刪除不需要的行/列，或在打印前切換為橫向方向。

注意：此選項在 Excel 2007 中不可用。如果您使用的是 Excel 2007，或者需要對縮放進行更多控制，請嘗試以下方法。

通過更改寬度和高度調整區域大小並適配到一頁

另一種確保整個工作表打印在一頁上的實用方法是手動調整「縮放到合適大小」設置。此方法讓您更精確地控制 Excel 如何縮放您的數據，並且適用於 Excel 2007 及更高版本。

通過將「寬度」和「高度」選項都設置為 1 頁，Excel 將壓縮整個打印區域以適配到單一打印頁面內。這對於準備標準報告或演示文稿非常有用。

要應用此方法：

轉到「頁面佈局」標籤。
在「縮放到合適大小」組中，從下拉菜單中將「寬度」和「高度」都設置為 1 頁。

Change the Width and Height to 1 page

一旦兩個值都設置為 1 頁，Excel 將自動縮放工作表，使整個內容適配到一個打印頁面上。

注意：此方法最適合中等大小的工作表。對於較大的數據集，您可能還需要調整頁面方向、邊距或紙張大小以確保可讀性。如果縮放後的內容看起來太小，可以考慮將數據拆分到多個工作表上。

使用 Kutools for Excel 在 Excel 中打印多個選定區域並適配到一頁

如果您的工作表包含分散在不同範圍的重要數據，您可能希望將幾個選定的區域一起打印在一頁上以獲得更好的展示效果。這無法使用 Excel 原生的打印區域功能完成，因為它僅支持連續範圍。Kutools for Excel 提供了「打印多選向導」，能夠將多個範圍合併並打印在一頁上——節省紙張並提高清晰度。這對於摘要報告或分散在工作表上的數據尤其有用。

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免費安裝 Kutools for Excel 後，按照以下步驟操作：

1. 點擊 Kutools Plus > 打印 > 打印多選向導.
click Print Multiple Selection Wizard feature of kutools

2. 在向導對話框中，點擊添加以插入每個您想包含在頁面上的範圍。
add the selections to print into one page

3. 點擊 下一步. 在向導的第二步，勾選 指定新的打印設置，然後點擊 頁面設置. 在頁面標籤下，確保 適配到 已選中，並在寬度和高度框中輸入 1 1 頁。
set print settings in the dialog box check Fit to option

4. 點擊確定，然後 下一步. 在最終的向導步驟中，選擇您想要的操作——例如， 激活工作表，但不要打印它 以在打印前預覽。
check one operation

5. 將生成一個新工作表，其中所有選定範圍都排列在一個便於打印的佈局中。現在，當您打印此工作表時，所有選定區域都會出現在單一頁面上。
all selected range are located into one page

注意和提示：

在打印之前，您可以重新排列或修改新工作表中的合併範圍。
始終使用打印預覽確認輸出，然後再發送到打印機。
此方法比 Excel 內建的打印選項提供了更大的靈活性，特別是對於非連續數據範圍。

VBA 程式碼 – 自動設置打印區域並將工作表縮放至一頁

如果您經常需要打印動態範圍並希望確保內容始終適配到單一打印頁面上，簡單的 VBA 宏可以簡化這個過程。這對於組織中的自動化報告或共享模板特別有用。在使用 VBA 之前，請先保存您的工作簿——宏將修改打印設置，且無法通過 Ctrl + Z 撤銷。

1. 打開 VBA 編輯器：轉到「開發工具」標籤 > 「Visual Basic」。在 VBA 編輯器中，點擊「插入」>「模塊」，然後粘貼以下代碼：

Sub SetPrintAreaAndScaleToFitOnePage()
    Dim WorkRng As Range
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"  ' Dialog title
    Set WorkRng = Application.Selection
    Set WorkRng = Application.InputBox("Please select the range to print:", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
    If WorkRng Is Nothing Then Exit Sub
    With ActiveSheet
        .PageSetup.PrintArea = WorkRng.Address
        .PageSetup.Zoom = False
        .PageSetup.FitToPagesTall = 1
        .PageSetup.FitToPagesWide = 1
    End With
    MsgBox "Print area set and scaled to fit on one printed page.", vbInformation, xTitleId
End Sub

2. 按運行按鈕或按 F5 鍵執行代碼。將彈出一個對話框，提示您選擇要打印的範圍。選擇後，Excel 將自動定義打印區域並縮放以適配到一頁。

提示和注意事項：

此宏將替換當前工作表上任何現有的打印區域設置。
要使用不同的範圍重複操作，只需重新運行宏即可。
對於大型數據選擇，縮放可能會降低可讀性——始終在打印前檢查打印預覽。
必須啟用宏才能運行此代碼。如果您的組織限制宏，請在繼續之前諮詢 IT 部門。

Excel 公式 – 使用命名範圍動態定義打印區域

如果您經常添加或刪除行，並希望打印區域能隨著數據集的擴展或縮小而自動調整，可以使用 OFFSET 和 COUNTA 等 Excel 函數定義動態命名範圍。這種方法非常適合經常更新的工作表，例如報告、日誌或表格，消除了每次數據變化時手動重設打印區域的麻煩。

1. 轉到「公式」 >「名稱管理器」 >「新建」以創建新的命名範圍。在「新建名稱」對話框中，將名稱設置為 PrintArea，並在「引用位置」字段中輸入以下公式（假設您的數據從單元格 A1 開始）：

=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))

2. 點擊「確定」保存命名範圍。然後轉到「頁面佈局」>「打印區域」>「設置打印區域」。如果出現提示，請在公式欄中輸入=PrintArea。現在，當您添加或刪除數據時，打印區域將自動調整。

公式解析：OFFSET 函數定義了一個從 A1 開始的範圍，向下延伸基於 A 列中非空白單元格的數量（行數），向右延伸基於第 1 行中非空白單元格的數量（列數）。您可以自定義公式以匹配實際數據起始點。

實用提示：此方法最適合連續數據塊。如果您的工作表包含多個不相鄰的範圍，請考慮使用 Kutools for Excel 或 VBA 方法來更好地控制打印佈局。

在這些解決方案之間選擇時，請考慮工作表的大小、更新頻率以及打印需求：

內建的 Excel 縮放功能對於小型或一次性任務快速且有效。
VBA 宏提供企業環境中重複性任務或批量打印設置的自動化解決方案。
動態命名範圍非常適合經常改變大小且需要持續靈活性的表格。
推薦在打印多個不相鄰範圍時使用 Kutools for Excel。

提醒：如果打印內容看起來太小或被截斷，請仔細檢查紙張大小、邊距和方向設置。始終在打印前使用打印預覽檢查佈局。如果在使用 VBA 或公式時發生錯誤，請驗證範圍引用是否與數據佈局匹配，並根據需要調整邏輯。為了獲得最佳效果，請根據實際工作流程或報告需求自由結合多種方法。

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