如何在Outlook中設置外出(自動回复)功能?
有時,您不在辦公室,無法及時處理電子郵件。 在這種情況下,您可能想讓人們知道即使您已收到電子郵件,卻為什麼不回复他們的電子郵件。 您可以使用以下解決方法在Outlook中設置不在辦公室(自動回复規則):
- 使用帶有Exchange帳戶的外出助手設置外出(自動回复) (4步驟)
- 通過“管理規則和警報”功能外出(自動回复) (11步驟)
- 使用Kutools for Outlook設置不在辦公室(自動回复) (2步驟)
使用帶有Exchange帳戶的外出助手設置外出(自動回复)
如果你正在使用一個 兌換賬戶,您可以通過設置以下選項自動為收到的電子郵件回復指定的消息: 外出助理 當你不在的時候請執行以下操作:
1。 在郵件視圖中,在導航窗格中選擇交換帳戶,然後單擊 文件 > 聯繫我們 > 自動回复.
備註:如果您的Outlook未連接到Exchange Server,則找不到 自動回复 選項。
2。 在 自動回复 對話框, (1) 選擇 發送自動回复 選項; (2) 檢查 只在此時間範圍內發送 選項並指定 開始時間 和 時間結束 根據需要 (3) 在下面的框中鍵入回复消息。 看截圖:
3。 如果您還需要為外部發件人啟用自動回复,請 (1) 在我的組織之外 (上) 標籤; (2) 檢查 自動回覆我機構以外的人 選項; (3) 在下面的框中鍵入自動回复消息。 看截圖:
4。 點擊 OK 激活外出消息。
通過“管理規則和警報”功能外出(自動回复)
如果您的Outlook未連接到Exchange Server,則上述方法將不起作用。 在這種情況下,Outlook的“管理規則和警報”功能可以幫助您按照以下步驟設置外出自動答复:
1。 點擊 首頁 > 新電子郵件 要創建新消息,請根據需要鍵入主題和消息。 看截圖:
2。 點擊 文件 > 另存為 在新的消息窗口中。
3. 現在,在“另存為”對話框中,選擇 Outlook模板(* .oft) 來自 保存類型 下拉列表,然後單擊 節省 按鈕。 看截圖:
備註:指定後 保存類型 as Outlook模板(* .oft),電子郵件將自動保存到默認模板文件夾。 而且沒有必要再選擇保存文件夾了。
4。 繼續點擊 首頁 > 規則 > 管理規則和警報,請參見屏幕截圖:
5。 在 規則和警報 對話框, (1) 點擊 電子郵件規則 標籤; (2) 從中選擇要應用不在辦公室設置的電子郵件帳戶 將更改應用於此文件夾放置 清單(3)然後單擊 新規則。 看截圖:
6。 在 規則嚮導 點擊此處成為Trail Hunter 對收到的郵件應用規則 來自 從空規則開始 部分,然後單擊 下一頁 按鈕。
7。 在 規則嚮導 (您要檢查哪些條件),請檢查 只寄給我 選項,然後單擊 下一頁 按鈕。 看截圖:
8。 現在在 規則嚮導 (您要如何處理該消息?),請按照以下屏幕截圖所示進行操作: (1) Check the 使用特定模板回复 選項; (2) 單擊的鏈接的文本 一個特定的模板; (3) 現在在彈出 選擇一個回复模板 對話框中,選擇 文件系統中的用戶模板 在看 下拉列表,單擊以選擇您剛才創建的消息模板,然後單擊 已提交 按鈕; (4) 現在您回到 規則嚮導,請點擊 下一頁 按鈕。
9。 單擊下一步按鈕兩次以進入 規則嚮導 (完成規則設置),請 (1) 為新規則輸入一個名稱 步驟 1 框; (2) 根據需要檢查選項 步驟 2 部分; (3) 並點擊 完 按鈕。
10。 關閉“規則和警報”對話框。
展望未來,當您的Outlook中收到新電子郵件時,它們將立即自動與指定的郵件模板一起回复。
使用Kutools for Outlook設置不在辦公室(自動回复)
對於您逐步設置它們而言,上述方法有些麻煩且乏味。 但是,在這裡,我將向您介紹一種方便快捷的方法,以便在Outlook中快速方便地啟動辦公室。
Kutools for Outlook:終極 Outlook 工具包,包含 100 多個方便的工具。 免費試用 60 天,無任何限制,不用擔心! 閱讀更多... 立即開始免費試用!
1。 點擊 庫工具 > 回复 > 啟用自動回复 激活此實用程序。
2。 進入 自動回复管理器 通過點擊 庫工具 > 回复 > 自動回复管理器。 檢查 用戶名 您要應用此功能的信息,然後單擊 OK 按鈕。 您還可以根據需要編輯主題並自動回复文本。 查看屏幕截圖:
至此,自動回復設置已成功設置。
尖端:關閉Outlook應用程序後, 自動回复 功能將停止工作。
演示:使用Kutools for Outlook不在辦公室(自動回复)
尖端: 在這個視頻裡, 庫工具 選項卡添加者 Kutools for Outlook。 如果需要,請單擊 這裡 免費試用60天!
最佳辦公生產力工具
Kutools for Outlook - 超過 100 種強大的功能可增強您的 Outlook
🤖 人工智慧郵件助手: 具備人工智慧魔力的即時專業電子郵件——一鍵天才回覆、完美語調、多語言掌握。輕鬆改變電子郵件! ……
📧 電子郵件自動化: 外出(適用於 POP 和 IMAP) / 安排發送電子郵件 / 發送電子郵件時按規則自動抄送/密件副本 / 自動轉送(進階規則) / 自動添加問候語 / 自動將多收件者電子郵件拆分為單獨的訊息 ...
📨 電子郵件管理: 輕鬆回憶電子郵件 / 按主題和其他人阻止詐騙電子郵件 / 刪除重複的電子郵件 / 進階搜索 / 合併資料夾 ...
📁 附件專業版: 批量保存 / 批量分離 / 批量壓縮 / 自動保存 / 自動分離 / 自動壓縮 ...
🌟 介面魔法: 😊更多又漂亮又酷的表情符號 / 使用選項卡式視圖提高 Outlook 工作效率 / 最小化 Outlook 而不是關閉 ...
👍 一鍵奇蹟: 使用傳入附件回覆全部 / 反網路釣魚電子郵件 / 🕘顯示寄件者的時區 ...
👩🏼🤝👩🏻 通訊錄和行事曆: 從選定的電子郵件中大量新增聯絡人 / 將聯絡人群組拆分為各組 / 刪除生日提醒 ...
超過 100特點 等待您的探索! 按此處了解更多。